Abwesenheit ohne Nachspiel

Heute wird nicht abgewartet – heute werde ich wirksam.

Arbeiten im Urlaub?

Mein Lieblingssatz dazu:

Eine gute Übergabe ist die halbe Erholung.

Weil Hand aufs Herz: Nicht der Urlaub stresst – sondern das Drumherum.

Vorher: „Hoffentlich geht nichts schief.“ Nachher: „Warum sind hier 423 ungelesene Mails?!“

Also schauen wir uns an, wie Du Dir ein Abwesenheits-Kit baust, das wirklich trägt. Und zwar so, dass Du es direkt übernehmen kannst.

1. Was meine ich mit „Abwesenheits-Kit“?

Wenn ich von Abwesenheits-Kit spreche, meine ich vier Bausteine:

• OOO-Texte für vier Fälle

• Eskalationspfad in einem Satz

• Aufgaben-Handover mit Fälligkeiten

• Ein Stellvertretungsboard

Das Ziel ist simpel:

💫 Dein Posteingang explodiert nicht

💫 Deine Führungskraft weiß: es läuft

💫 Deine Vertretung weiß, was „wichtig“ und was nur „laut“ ist

💫 Und Du… kannst wirklich abschalten

Ganz ehrlich: Wie oft hast du schon mal im Urlaub heimlich Mails gecheckt?

Genau. Darum geht’s.

Abwesenheit klug steuern

2. OOO-Texte – vier Fälle, die du immer wieder brauchst

Ich zeige dir nicht den hundertsten Standardtext, sondern vier Situationen, die in der Praxis ständig vorkommen – und für die du je einen Baustein haben solltest.

Fall 1: Klassischer Urlaub

Da will ich, dass in Deiner Abwesenheitsnotiz diese Punkte klar sind:

• Bis wann Du weg bist

• Dass Du in der Zeit keine E-Mails bearbeitest

• Und wer für was zuständig ist

Also z. B.:

Ich bin bis einschließlich [Datum] nicht im Büro und lese in dieser Zeit keine E-Mails. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name, Funktion, Kontakt]. Fachliche Themen zu [Thema X] liegen bei [Name 2].

Merkst Du? Da steckt schon der Eskalationspfad drin: Ein Thema – eine Person. Keine CC-Party.

Seminarzeit ist Weiterentwicklung

Fall 2: Seminar / interne Termine

Du bist nicht weg, aber den ganzen Tag dicht – z. B. Seminar, Strategietag, Klausur.

Da ist wichtig, dass Du die Erwartung managt:

Ich bin bis [Datum] ganztägig in Terminen und nur eingeschränkt erreichbar. E-Mails werden in dieser Zeit nicht durchgehend bearbeitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an…

Also: Du bist nicht „mal kurz aufs Handy erreichbar“, sondern bewusst raus. Das darf auch so da stehen.

Gib Deinem Körper Zeit zu heilen

Fall 3: Krankheit

Krankheit. Da möchte ich eine klare, wertschätzende Nachricht – ohne halbes Arbeiten aus dem Bett:

Ich bin derzeit krankheitsbedingt nicht im Büro und kann Ihre E-Mail im Moment nicht bearbeiten.In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an…

Punkt. Gesundwerden ist Dein Job in dem Moment – nicht den Posteingang managen.

Fall 4: Regelmäßiger Abwesenheitstag (z. B. Teilzeit)

Feste Abwesenheitstage. Teilzeit, regelmäßiger Homeoffice-Tag ohne Mails, was auch immer.

Da empfehle ich:

Donnerstags bin ich nicht im Büro und bearbeite E-Mails an diesem Tag in der Regel nicht. Für dringende Anliegen steht Ihnen [Name] zur Verfügung. Alles andere bearbeite ich ab Freitag.

Damit machst Du klar: Das ist System, keine Störung.

Der Eskalationspfad in einem Satz

Jetzt kommt der Satz, der in allen Varianten drinstecken sollte: Dein Eskalationssatz.

Die Formel ist:

Wenn es dringend ist und nicht warten kann, wenden Sie sich bitte an [Name, Funktion, Kontakt], die/der in meiner Abwesenheit die Entscheidung für [Thema] trifft.

Der entscheidende Punkt ist:

• Eine Person

• Ein Thema

• Eine Kontaktmöglichkeit

Nicht: ‚Wenn’s wichtig ist, melden Sie sich bei A, B oder C‘.

Das ist Übergabe-Theater, kein System.

Die richtige Übergabe ist entscheidend

4. Aufgaben-Handover – mehr als „Die Frau X kümmert sich“

Kommen wir zum spannendsten Teil: dem Aufgaben-Handover.

Eine richtige Übergabe ist nicht:

‚Das macht dann Frau X.‘

Sondern:

Wer macht was, bis wann, mit welchen Unterlagen, und wo eskaliert es, wenn’s hängt?

Ich nutze da super gerne eine einfache Tabelle – egal ob in Excel, OneNote oder direkt in einer Mail.

Bausteine, die ich immer drin habe:

• Aufgabe/Projekt

• Kurzkontext (1–2 Sätze)

• Single A/R (also wer wirklich verantwortlich ist)

• Fälligkeit / nächster Termin

• Status heute

• Unterlagen / Links

• Eskalation, wenn es klemmt

Ein Beispiel:

Nehmen wir: Angebot für Kunde Meier finalisieren.

Dann sähe das so aus:

• Aufgabe: Angebot Kunde Meier finalisieren

• Kurzkontext: Entwurf liegt vor, Kunde wartet auf finale Version bis 12.03.

• A/R: Sabine

• Fälligkeit: 11.03. intern, 12.03. Versand

• Status: Entwurf steht, Technik muss noch Rückmeldung geben

• Unterlagen: Teams-Ordner \Kunden\Meier\Angebot_Entwurf

• Eskalation: Wenn Technik bis 10.03. nicht liefert → Rückfrage an Herrn König

Merkst Du?

Wenn Du das so übergibst, kann Deine Vertretung arbeiten – ohne Dich im Urlaub anzupingen.

Ein kluges Übergabeboard erleichtert die Arbeit

5. Stellvertretungsboard – euer visueller Rettungsring

Das nächste Element im Abwesenheits-Kit ist ein Stellvertretungsboard.

Das kann digital sein – Trello, Planner, Asana, Notion – oder ganz analog auf einem Whiteboard.

Ich arbeite gerne mit vier Spalten:

1. Diese Woche (in meiner Abwesenheit)

2. Nächste Woche

3. Nach meiner Rückkehr

4. On Hold / wartet auf andere

In jeder Karte steht:

• Titel (klar und kurz)

• Fälligkeit

• Zuständig während deiner Abwesenheit

• Link zu Unterlagen

• kleine Notiz: „Wenn X bis [Datum] nicht reagiert → Eskalation an [Name]

Wichtig ist der gemeinsame Blick darauf:

Ich empfehle: Bevor Du weg bist, 15 Minuten mit Deiner Vertretung davor stehen und durchgehen:

• Was ist kritisch?

• Was kann liegen bleiben?

• Wo braucht ihr Mini-Onboarding?

Das ist der Gamechanger.

6. Quick Win: Dein Copy-Paste-Paket

Und jetzt das, worauf Du sicher wartest: Dein Quick Win.

Dein Copy-Paste-Paket, das Du heute noch in Dein System bringen kannst:

1. Abwesenheitsnotiz-Grundgerüst, aus dem Du die vier Fälle ableiten kannst

2. Übergabe-Template, das Du einfach per Mail nutzen kannst

3. Mini-Onboarding für eure Vertretung

6.1 Übergabe-Template (so würde ich es formulieren)

Stell dir vor, ich schicke Dir das als Mail:

Betreff: Übergabe Abwesenheit Natascha – 11.03.–22.03.

Hallo [Name], hier kommt die Übersicht für meine Abwesenheit vom 11.03. bis 22.03.

Alles, was in dieser Zeit relevant ist, findest du unten aufgelistet.

Akute Aufgaben während meiner Abwesenheit: Aufgabe 1 – Fälligkeit: … – A/R: … – Unterlagen: … – Eskalation: …– Aufgabe 2 –

Termine in meinem Kalender, die du wissen solltest: [Datum, Uhrzeit, Termin, was erwartet wird]

Themen, die bis nach meiner Rückkehr warten können: Thema 1– Thema 2

Wo du alles findest: Mailordner: …– Teams/SharePoint: Wenn dir in meiner Abwesenheit etwas unklar ist, wende dich bitte an [Name Chef/Stellvertretung].

Danke dir, dass du den Laden in der Zeit mit am Laufen hältst.

Herzlich - Natascha

6.2 Mini-Onboarding für die Vertretung

Und noch ein Punkt, der gerne vergessen wird: Deine Vertretung braucht manchmal kein 20-seitiges Handbuch, sondern 10 klare Sätze.

Zum Beispiel:

Was in meiner Abwesenheit „heilig“ ist: Antwortzeiten bei Chef max. 24 Std.– Kunde X hat Vorrang vor internen Anfragen.

Was du NICHT machen musst: Langfristige Prozessprojekte starten – das kann warten.– Ablage aufräumen nur, wenn du Luft hast.

Wie du mit neuen Anfragen umgehst: Alles, was bis nach meiner Rückkehr warten kann → taggen/markieren „nach Rückkehr“.– Alles, was terminkritisch ist → ins Stellvertretungsboard + ggf. Chef informieren.

Wie du mich NICHT erreichst: Ich bin wirklich offline. Melde dich nur, wenn etwas geschäftskritisch ist und niemand anders entscheiden kann.

Damit schützt Du Dich, Deine Vertretung und Deine Führungskraft.

Zielgerichtet in den Urlaub

7. Auf den Punkt gebracht

Wenn Du dieses Abwesenheits-Kit einmal sauber aufsetzt, dann ist jede kommende Abwesenheit weniger Drama.

Nochmal der Kern:

💫 Klare OOO-Texte für Deine Standardsituationen

💫 Ein Eskalationssatz, der sitzt

💫 Handover mit Fälligkeiten statt ‚Wird schon…‘

💫 Und ein Stellvertretungsboard, das allen Orientierung gibt

Gute Übergabe ist die halbe Erholung. Die andere Hälfte ist: Dir selbst zu erlauben, wirklich offline zu sein.

Herzlich - Deine Natascha