Warum gute Assistenzen ständig überlastet sind – und mittelmäßige nicht
- Natascha Schwemmle
- 15. Jan.
- 3 Min. Lesezeit
Okay, ich starte mal mit einer unbequemen Frage.
Wer von euch kennt diesen Satz…„Ich mach’s schnell selbst.“
Und jetzt bitte nicht so tun, als wäre das eine seltene Ausnahme. Das ist der Standardsatz von richtig guten Assistenzen.
Und genau da liegt das Problem: Viele glauben, Überlastung kommt, weil zu viel auf dem Tisch liegt. Weil zu viele Termine. Zu viele Mails. Zu viele Aufgaben.
Ich sag euch: Überlastung ist meistens kein Zeitproblem. Sie ist ein Strukturproblem. Und zwar: Verantwortungsdiffusion.
Das klingt trocken – ist aber der Kern von fast allem, was euch im Arbeitsalltag auslaugt.
1) Überlastung entsteht nicht durch Arbeit. Sie entsteht durch Unklarheit.
Wenn in einem Team nicht glasklar ist, wer wofür verantwortlich ist, passiert etwas völlig Logisches:
Die Dinge bleiben liegen. Und wer hebt sie auf?
Nicht die Person mit dem geringsten Anspruch. Nicht die Person, die „mal guckt, wenn Zeit ist“. Sondern die Person, die zuverlässig ist. Die mitdenkt. Die es nicht erträgt, wenn’s schiefgeht.
Also: die gute Assistenz.
Und jetzt kommt der fiese Teil: Das sieht nach außen aus wie „Wow, die hat’s im Griff.“ Innen ist es aber ein Dauerzustand von:
„Wenn ich’s nicht mache, macht’s keiner.“
„Wenn ich jetzt nicht eingreife, knallt’s.“
„Ich kann mir diese Schleife nicht leisten, ich erledige es einfach.“
Das ist nicht Fleiß. Das ist Systemkompensation.
2) „Ich mach’s schnell selbst“ ist kein Heldentum. Es ist ein Strukturfehler.
Ich sag das extra hart, weil es so viele trifft:
Wenn du „schnell selbst“ machst, rettest du das Ergebnis – ja. Aber du ruinierst dabei auf Dauer die Zuständigkeit.
Weil das System lernt:
„Ah. Es wird ja erledigt.“ Und irgendwann wird daraus: „Das macht sie schon.“
Und dann hast du den Klassiker:
Du wirst nicht entlastet, weil du gut bist. Du wirst belastet, weil du gut bist.
Und Mittelmaß? Das hat eine sehr einfache Strategie: Es macht nur das, was offiziell auf dem Tisch liegt. Alles andere bleibt liegen, bis jemand schreit.
Unangenehm. Aber: systemisch konsequent.
3) Wie gute Assistenzen zur stillen Pufferzone werden
Jetzt beobachtet mal, was passiert, wenn ihr gut seid.
Ihr werdet zur Pufferzone.
Zwischen Chef und Team. Zwischen Abteilungen.Zwischen Konflikt und Harmonie. Zwischen „Anspruch“ und „Realität“.
Ihr filtert, glättet, übersetzt, erinnert, priorisiert, rettet.
Und wenn man’s nett formuliert, klingt das so:
„Du bist die Stabilität im Laden.“ „Zum Glück gibt es dich.“ „Mit dir läuft’s.“
Wenn man’s ehrlich formuliert, heißt es:
Du bist die Stelle, an der alles landet, was sonst keiner sauber geregelt kriegt.
Und das ist genau diese Verantwortungsdiffusion.
In einem Satz:
Wenn alle ein bisschen zuständig sind, ist am Ende die Assistenz verantwortlich.
4) Der Kipppunkt: Wenn Hilfsbereitschaft zur Selbstausbeutung wird
Hilfsbereitschaft ist eine Stärke. Punkt. Aber sie kippt.
Und der Kipppunkt ist nicht, wenn du mal mehr machst.
Der Kipppunkt ist, wenn du innerlich merkst:
„Wenn ich’s nicht mache, passiert es nicht.“
Dann bist du nicht mehr Unterstützung. Dann bist du Ersatzstruktur.
Und das frisst. Nicht unbedingt sofort – aber konstant.
Du bist abends nicht müde, weil du so viel gearbeitet hast. Du bist müde, weil du so viel getragen hast.
Kontext, Verantwortung, Nachhalten, Risiken.
Und jetzt kommt der Teil, der weh tut – aber befreit:
Wenn du permanent abfängst, wird das Problem nie sichtbar. Und was nicht sichtbar ist, wird nicht gelöst.
Du verhinderst Eskalationen – ja. Aber du verhinderst auch Veränderung.
Mini-Mehrwert: 3 Fragen, die euch sofort zeigen, ob ihr gerade tragt oder übernehmt
Wenn ihr nur drei Dinge aus diesem Abschnitt mitnehmt – nehmt die.
Frage 1: „Wenn ich das nicht mache – wer merkt es als Erstes?“
Wenn die Antwort ist: „Niemand“ → dann ist es wahrscheinlich unsichtbare Schattenarbeit.
Wenn die Antwort ist: „Es knallt sofort“ → dann braucht das eine klare Zuständigkeit. Nicht deinen Reflex.
Frage 2: „Bin ich hier verantwortlich – oder nur die letzte verlässliche Person?“
Das ist die Pufferzonen-Falle. Wenn du’s machst, weil du’s kannst – nicht weil du’s sollst – dann stimmt die Struktur nicht.
Frage 3: „Habe ich gerade ein Problem gelöst – oder ein Problem versteckt?“
Gelöst: Ursache angegangen, Entscheidung getroffen, Standard geschaffen.
Versteckt: Ergebnis gerettet, Ursache bleibt, du darfst nächstes Mal wieder ran.
Wenn du bei Frage 2 und 3 regelmäßig schluckst: Dann ist nicht dein Zeitmanagement kaputt.
Dann ist das System unsauber.
Entlastung passiert nicht, wenn du noch schneller wirst. Entlastung passiert, wenn Verantwortung wieder dahin zurückwandert, wo sie hingehört.
Und ja – das ist unbequem.Weil dann andere sich kümmern müssen. Und weil du lernen musst, Dinge sichtbar scheitern zu lassen, damit sie endlich geklärt werden.
Aber genau dann passiert Professionalität.
Herzlich - Deine Natascha
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