Kalender zeigen Kultur

Termin-Hygiene: Wie du deinen Kalender so baust, dass Ergebnisse entstehen

Nutze deinen Kalender als strategisches Element

Wenn ich in Beratungen starte, schaue ich deshalb fast immer zuerst in den Kalender. Denn da sehe ich in wenigen Minuten, warum alle rennen und trotzdem wenig fertig wird.

Standard: Immer 60 Minuten, egal worum es geht. Back-to-back, keine Puffer, harte Kanten. Meetings, Kleinzeug und Fokusarbeit stehen bunt durcheinander im Kalender – aber nichts hat ein klares Format.

Das Problem: Nicht die Menge der Termine ist das eigentliche Drama, sondern die Art, wie wir sie strukturieren.

Termin-Hygiene heißt: Du planst deinen Arbeitsalltag bewusst, nicht so, wie Outlook oder Teams es automatisch vorschlägt. Und du gibst verschiedenen Arten von Arbeit verschiedene Arten von Slots.

Ich arbeite in meinen Beratungen oft mit drei Grundformaten, die du direkt übernehmen kannst.

Entscheidungen effizient treffen

1. Entscheidungs-Slot (45 Minuten) -> wenn am Ende „Gültig ab …“ stehen soll

Das ist der Slot für alles, wo am Ende eine klare Entscheidung, Freigabe oder Richtung stehen soll: Jour fixe mit dem Chef, Projekt-Entscheidungsrunden, Abstimmungen mit Bereichsleitenden.

Ein mögliches Grundgerüst:

• 0–5 Minuten: Ziel des Termins und Entscheidung(en) des Tages benennen

• 5–20 Minuten: Faktenlage und maximal drei Optionen

• 20–35 Minuten: Diskussion, Abwägung, Risiko-Check

• 35–42 Minuten: Entscheidung, To-dos, Verantwortliche, Fristen

• 42–45 Minuten: Kurz-Check-out, was bleibt offen, wohin parken wir das?

Wichtig: Nach diesem Slot ist im Kalender Standard-Puffer von 15 Minuten. Nicht als Luxus, sondern für Notizen, Doku und die ersten Umsetzungsschritte. Sonst bleibt die Entscheidung auf der Folie kleben.

Fokuszeit für fokussiertes Arbeiten

2. Fokus-Slot (25 Minuten) _> kleine Aufgaben wirklich fertig kriegen

Viele Dinge im Arbeitsalltag sind zu groß für „mal eben“ und zu klein für einen halben Vormittag: Angebot finalisieren, Mail an die Geschäftsführung, Konzeptbaustein, Protokollabschluss.

Dafür eignet sich ein 25-Minuten-Fokus-Slot:

• 0–3 Minuten: Klarziehen: „Was liegt nach diesem Slot fertig vor?“

• 3–20 Minuten: Fokusarbeit: ohne Mails, ohne Teams-Gebimmel, ohne Telefon

• 20–23 Minuten: Ergebnis prüfen und letzte Korrekturen

• 23–25 Minuten: Ablage, Versand, nächster Schritt festhalten

Davor oder danach liegt ein 5-Minuten-Puffer. Damit du nicht direkt aus einem Call in Tiefenarbeit fällst, oder umgekehrt.

Hast du mal kurz kann schnell lange werden

3. Service-/Ansprech-Slot (45 Minuten) -> „Hast du mal kurz?“ im Kalender bündeln

Was den Arbeitsalltag oft zerlöchert, sind nicht die großen Projekte, sondern die vielen kleinen Unterbrechungen: Rückrufe, Nachfragen, „Kannst du kurz drüberschauen?“.

Statt den ganzen Tag auf Zuruf zu reagieren, lohnt sich ein gebündelter Service-Slot:

• 0–5 Minuten: Überblick: welche Rückrufe, offenen Fragen, Mails stehen an?

• 5–30 Minuten: Telefonate, kurze Abstimmungen, Chat-/Mail-Antworten gesammelt erledigen

• 30–40 Minuten: Nacharbeit: Notizen, To-dos, Einträge im Kanban oder Kalender

• 40–45 Minuten: Sortieren: was ist erledigt, was braucht später einen Fokus-Slot?

Sinnvoll ist ein Puffer von etwa 10 Minuten vor diesem Slot, damit du nicht aus konzentrierter Arbeit in den „Dauer-Klingelmodus“ knallst.

Was sich verändert, wenn Termin-Hygiene greift

Wenn du deinen Arbeitsalltag so strukturierst, passiert etwas Spannendes:

• Der Kalender wirkt weniger heroisch voll, aber ehrlicher.

• Unterschiedliche Aufgabenarten bekommen unterschiedliche Formate.

• Puffer sind Standard, nicht Ausnahme.

Du siehst auf einen Blick: Wo wird entschieden? Wo wird konzentriert gearbeitet?Wo ist der Raum für Rückfragen und Service?

Termin-Hygiene ist kein Schönheitsprogramm für den Kalender,sondern eine klare Entscheidung:Du willst Slots, die Ergebnisse liefern – und nicht nur Zeit belegen.

Herzlich - Deine Natascha