Konflikte zwischen Chef und Assistenz lösen: 7 Fragen zur Selbstklärung

Uneinigkeit im Tandem ist kein Bug, sondern normal. Nur fühlt es sich im Alltag selten “normal” an.

• Chef will schnell entscheiden – du willst erst sortieren.

• Du willst Struktur – er will “bitte flexibel bleiben”.

• Er sagt “mach einfach” – du hörst “such dir alles selbst zusammen”.

Und schwupps sitzt ihr in der Endlosschleife aus Missverständnissen, genervten Blicken und Mails mit leicht passiv-aggressivem Unterton.

Bevor du das nächste “Wir müssen mal reden” anstößt: Sortiere erst dich selbst. Selbstklärung ist kein Esoterik-Wort, sondern dein größter Hebel für erwachsene Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

Dafür habe ich dir 7 konkrete Fragen mitgebracht, die du dir stellen kannst, wenn ihr euch nicht einig seid (Spoiler: ich habe dir die Fragen am Ende als Arbeitsblatt zum Download zusammengefasst).

Was möchte ich klären?

Warum überhaupt Selbstklärung ?

Kurz und ehrlich:

• Ohne Selbstklärung wirst du im Gespräch entweder defensiv oder anklagend.

• Du diskutierst dann Symptome (“die Vorlage”, “der Termin”, “die Mail”) – statt Anliegen (“Was brauchen wir, damit das hier läuft?”).

• Dein Gegenüber merkt: “Da stimmt was nicht, aber ich weiß nicht was.” → und geht in Abwehr.

Mit einer ehrlichen Selbstklärung passiert etwas anderes: Du kommst klarer, ruhiger, konkreter ins Gespräch – und erhöhst die Chance, dass ihr gemeinsam eine Lösung findet statt um “Recht” zu kämpfen.

Frage dich genau, was du möchtest Bild durch KI erstellt

7 Fragen zur Selbstklärung

1. Worum geht es wirklich – Aufgabe, Prinzip oder Gefühl?

Wenn ihr euch nicht einig seid: Frage dich zuerst, was hier eigentlich auf dem Tisch liegt.

• Geht es um eine konkrete Aufgabe („Wer bereitet das Meeting vor?“)?

• Geht es um ein Prinzip („Ich möchte nicht, dass alles last minute läuft.“)?

• Oder um ein Gefühl („Ich fühle mich übergangen / nicht ernst genommen.“)?

🔍 Warum ist das wichtig?

Solange du alles in einen Topf wirfst, wird die Diskussion beliebig: Du redest über eine Präsentation, aber in Wahrheit geht es um Wertschätzung.

💡 Beispiel

Chef: „Den Jour fixe mit dem Vertrieb setzen wir ab sofort wöchentlich auf 8:00 Uhr.“ Du merkst: Du bist genervt. Ist es die Uhrzeit? Der Stil? Das Gefühl, dass du nicht gefragt wurdest?

Mini-Check:

Kann ich in einem Satz sagen, worum es mir geht – ohne Bewertung? “Mir geht es um …”

2. Welche Erwartungen sind klar – und welche habe ich mir nur zusammengebastelt?

Uneinigkeit entsteht oft da, wo Erwartungen nie sauber ausgesprochen wurden.

• Was denkst du, was dein Chef von dir erwartet?

• Was erwartest du von ihm – wirklich?

• Was davon ist vereinbart – und was ist Annahme?

🔍 Warum ist das wichtig?

Wenn du innerlich nach “Lehrbuch-Assistenz” handelst, dein Chef aber “Feuerwehr-Einsatzleitung” erwartet, kracht es zwangsläufig.

💡 Beispiel

Du glaubst: “Ich muss alles vorwegdenken und proaktiv steuern.”Er glaubt: “Ich entscheide, Assistenz setzt um. Punkt. ”Ergebnis: Er fühlt sich übersteuert, du fühlst dich gebremst.

Frage an dich:

Welche meiner Erwartungen habe ich schwarz auf weiß – und welche nur im Kopf?

Kläre, was deine Rolle ist

3. Was ist meine Rolle in genau diesem Thema – und was nicht?

Nicht jedes Thema ist wirklich “Tandem-Thema”. Manches ist reine Chefentscheidung. Manches ist klar dein Spielfeld. Manches gehört auf den Tisch – gemeinsam.

Frage dich:

• Bin ich hier A (Accountable / Entscheidung) oder R (Responsible / Umsetzung)?

• Oder bin ich eher C/I (Consulted / Informed)?

🔍 Warum ist das wichtig?

Wenn du um etwas kämpfst, das formal gar nicht in deine Verantwortung fällt, wirkt das auf der anderen Seite schnell wie “Einmischung”. Wenn du aber Verantwortung hast und sie nicht nimmst, wirkst du unsicher.

💡 Beispiel

Thema: Auswahl eines neuen Buchungstools für Dienstreisen.

• Chef: trifft die finale Entscheidung (A).

• Du: prüfst Anbieter, sammelst Anforderungen, testest (R).

• Ihr: definiert Kriterien gemeinsam (C).

Frage an dich:

Welche Rolle möchte ich in diesem Thema – und welche Rolle ist realistisch/anerkannter Status?

4. Was steht für mich auf dem Spiel – und wie groß ist das Thema objektiv?

Innerlich 10/10 Drama, nach außen 2/10 Sachthema – das ist normal, aber gefährlich.

Frage dich:

• Warum triggert mich das so?

• Ist das ein Einzelfall oder ein Muster?

• Sind meine Alarmglocken gerade “angemessen” laut?

🔍 Warum ist das wichtig?

Wenn alles gleich wichtig ist, ist am Ende nichts mehr priorisiert. Du brauchst ein Gefühl dafür, wann es sich lohnt, richtig in die Diskussion zu gehen – und wann ein “Müssen wir akzeptieren” reicht.

💡 Beispiel

Chef will eine Info-Mail an den Vorstand rausschicken, ohne dass du drüber schaust. Für dich geht es um Qualität & Image. Für ihn geht es um Tempo.

Mini-Skala:

Auf einer Skala von 1–10: Wie wichtig ist mir das Thema persönlich? Wie groß ist die Auswirkung fürs Unternehmen/Tandem?

Wenn du bei dir auf 9 bist und beim Unternehmen auf 3: gute Info für deinen Gesprächseinstieg (“Mir ist klar, dass das kein Strategiethema ist, aber …”).

Was ist dein Beitrag?

5. Was habe ich bisher zu dieser Schleife beigetragen?

Autsch-Frage, aber Gold wert.

• Wo habe ich Muster mitgebaut (z. B. alles spontan möglich gemacht)?

• Wo war ich unklar in meinen Rückfragen?

• Wo habe ich innerlich genervt, aber nach außen brav “alles klar” gesagt?

🔍 Warum ist das wichtig?

Solange der andere 100 % schuld ist, bleibt das Tandem im Opfermodus. Selbstverantwortung heißt: Ich schaue ehrlich hin, welche Signale ich gesendet habe.

💡 Beispiel

Seit Monaten akzeptierst du Last-Minute-Termine mit “ich schau mal, wie ich es einschieben kann”. Damit bestätigst du: “Es funktioniert ja irgendwie.” Die logische Konsequenz: Er merkt kein Problem.

Frage an dich:

Welches Verhalten von mir hat das Muster stabilisiert – und was könnte ich stattdessen tun?

6. Was will ich konkret anders – und wie könnte ich das klar formulieren?

Beschwerden sind leicht. Klare Wünsche sind Arbeit.

Frage dich:

• Was soll beim nächsten Mal anders laufen?

• Woran würden wir in 4 Wochen merken, dass wir das Thema gelöst haben?

• Wie kann ich das in 2–3 Sätzen so formulieren, dass mein Chef es versteht?

🔍 Warum ist das wichtig?

“Es nervt mich, wie das läuft” ist kein Gesprächsziel. “Ich wünsche mir X statt Y” schon.

💡 Beispiel

Statt:

“Immer ist alles so kurzfristig bei dir.”

Lieber:

“Ich brauche für saubere Vorbereitung mindestens 48 Stunden Vorlauf für Vorstandstermine. Kannst du mir die Themen künftig bis spätestens Dienstagvormittag schicken, wenn das Meeting donnerstags ist?”

Frage an dich:

Kann ich meinen Wunsch in einem Satz formulieren, der ohne Vorwurf auskommt?

Was wirst du als nächstes tun?

7. Was ist mein nächster, kleinster Schritt?

Selbstklärung ohne Handlung ist nett – aber wirkungslos. Frage dich zum Schluss:

• Was ist mein nächster konkreter Schritt?

• Mit wem spreche ich? Bis wann?

• Was lasse ich beim nächsten Mal bewusst nicht mehr mit mir machen?

🔍 Warum ist das wichtig?

Nicht alles braucht ein 2-stündiges Klärungsgespräch. Manchmal reicht es, beim nächsten Anlass anders zu reagieren.

💡 Beispiel

• Nächster Schritt 1: Ich formuliere meinen Wunsch klar und wertschätzend.

• Nächster Schritt 2: Ich schlage einen kurzen Termin zur “Arbeitsweise im Tandem” vor.

• Nächster Schritt 3: Ich halte meine eigene Grenze (z. B. sage bewusst: “Heute geht das so nicht mehr, ich biete dir folgenden Alternativslot an …”).

Frage an dich:

Was mache ich ab heute anders – auch wenn mein Gegenüber sich (noch) nicht verändert?

Schaffe Klarheit

Einigkeit ist kein Dauerzustand –

aber Klarheit ist Pflicht

Chef & Assistenz müssen nicht immer einer Meinung sein. Aber sie brauchen Klarheit:

• Worum geht es gerade wirklich?

• Wer hat welche Rolle?

• Was ist Erwartung, was ist Mythos?

• Was will ich anders – und was tue ich dafür?

Mit diesen 7 Fragen zur Selbstklärung sortierst du erst dein eigenes Innenleben, bevor du das nächste Gespräch startest.

Das macht dich ruhiger, klarer – und erhöht die Chance enorm, dass ihr als Tandem wieder in Takt kommt, statt euch gegenseitig auf die Zehen zu treten.

Und damit du es dir ganz einfach machen kannst, habe ich dir die 7 Fragen hier direkt als Download zur Verfügung gestellt.

Herzlich - Deine Natascha