Prozess-Theater: Zwei Monitore – null Fluss

Kennst du das Bild? Alle sehen beschäftigt aus, die Monitore glühen – und trotzdem kommt nichts sichtbar an. Genau das nenne ich Prozess-Theater: Aktivität statt Ergebnis.

Heute drehen wir die Bühne: weg vom „busy“, hin zu Fluss, kürzerer Durchlaufzeit und weniger Übergaben.

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Was ist Prozess-Theater?

Arbeit wirkt produktiv, weil viel gleichzeitig passiert: fünf Tabs offen, zwei Meetings parallel, drei Tools im Spiel.

In Wahrheit verlängern sich Wartezeiten, Übergaben knirschen – und Entscheidungen hängen in der Luft. Ergebnis: langsame Durchlaufzeit, Qualitäts-Schleifen, Frust.

Die drei typischen Symptome

• Viele Übergaben, wenig Verantwortung: „Dafür bin ich nicht zuständig – das macht XY.“

• Unsichtbare Wartezeiten: Aufgaben liegen in Chats/Inbox/„in Prüfung“.

• Große Stapel, große Risiken: Je größer die Batch-Größe, desto mehr Rückfragen und Rework.

Viel Prozess heißt nicht unbedingt alles fließt

Woran messen wir echten Fluss?

• Durchlaufzeit (Lead Time): Auftrag bis Ergebnis.

• Bearbeitungszeit (Cycle Time): echte Arbeitszeit ohne Warten.

• WIP (Work in Progress): wie viele Dinge gleichzeitig laufen.Merksatz: Weniger WIP → kürzere Durchlaufzeit → bessere Planbarkeit.

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Schnelle Tipps für dich

Mein 5-Schritte-Quickstart für dich

Engpass finden (15 Min.)

Whiteboard/Miro: Liste alle Schritte eines typischen Vorgangs (z. B. „Angebot freigeben“). Markiere, wo Aufgaben regelmäßig warten (Person, Tool, Regel?).Frage: Worauf warten wir am längsten – und warum?

Übergaben halbieren (15 Min.)

Nimm den Engpass-Prozess und streiche jede zweite Übergabe:

• Zusammenlegen statt weiterreichen (z. B. Erstellen und Erstprüfung im Tandem).

• Eine Quelle (Single Source of Truth) statt Datei-Kopien.

• Status sichtbar machen (To Do / In Arbeit / In Prüfung / Done – mit Namen).

• DoD – Definition of Done (10 Min.)

Kurze Checkliste, wann „fertig“ wirklich fertig ist:

• Datei liegt im offiziellen Ordner (Link).

• Version/Datum stimmen.

• Verantwortlich gekennzeichnet.

• Abnahme erfolgt (Name, Zeitstempel).DoD spart Ping-Pong und macht Qualität messbar.

Kleine Takte, kleine Pakete (10 Min.)

Große Brocken in Mini-Ergebnisse schneiden (max. 1–2 Stunden je Paket).Vorteil: schnelleres Feedback, weniger Rework.

Visualisieren hilft

Fluss-Board aktivieren (10–20 Min.)

Ein simples Kanban: Spalten = To Do / In Arbeit (WIP max. 3 pro Person!) / Warten auf / Done.Täglich 10 Minuten Flow-Stand-up:

• Was blockiert?

• Was heute über die Linie?

• Weniger ziehen als man denkt – WIP-Grenzen halten.

5 Säulen zur Effizienz©

Meine 5 Säulen für mehr Effizienz gegen Prozess-Theater

Erwartung

• Klarer Auftrag: Ziel, Deadline, Qualität (DoD) in einem Satz.

• Rollenkarte: Wer entscheidet? Wer liefert zu? Wer prüft?

Struktur

• Ein Ort. Ein Link. Keine Duplikate.

• Einheitlicher Dateiname: Bereich_Thema_v1.7_2025-11-07.

• Kurzes Changelog an der Vorlage (Was? Warum? Ab wann?).

Priorisierung

• Heute-Liste pro Person (max. 5 Items).

• FIFO, außer Chefsache: Dann klar labeln – und anderes aktiv parken.

Proaktivität

• Blocker melden mit Option: „Die Freigabe fehlt. Vorschlag: Zwischenfreigabe für Abschnitt A bis 15 Uhr – dann sende ich raus.“

• Eskalation leise, aber wirksam: Info → Bitte → Entscheidung (neutral, faktenbasiert).

Kommunikation

• Status sichtbar statt „habe ich geschickt“.

• Übergaben asynchron mit Mini-Checkliste („Handover-3“: Kontext, Stand, nächster Schritt).

• Keine Attachments in Mails/Chats – nur Link zur Quelle.

  
  

Mini-Templates (für dich zum direkten Kopieren)

• DoD – Definition of Done (Kurz)

  • ✅ Datei im offiziellen Ordner: [Link]

  • ✅ Version/Datum korrekt

  • ✅ Verantwortlich: [Name]

  • ✅ Abnahme durch: [Name, Zeit]

• Handover (Übergabe in 60 Sekunden)

  • Kontext: Worum geht’s, Ziel, Frist

  • Stand: Was ist erledigt, offene Punkte

  • Nächster Schritt: Konkret, wer, bis wann

• Rollenkarte (Tandem)

  • Owner: [Assistenz/Vorgesetzte:r]

  • Mitwirkung: [Namen/Teams]

  • Freigabe: [Name, Stufe 1] / [Name, Stufe 2]

  • SLA: Erstreaktion 24 h, Final 72 h

• Eskalation (neutral, Stufe 1–3)

  • Stufe 1 – Info: „Kurzer Status: Wir warten seit 2 Tagen auf X. Geplanter Go-Live 20.11.“

  • Stufe 2 – Bitte: „Bitte Freigabe bis morgen 12:00, sonst verschiebt sich der Versand auf 22.11.“

  • Stufe 3 – Entscheidung: „Ohne Freigabe bis 12:00 entscheide ich auf Basis Version 1.7 und dokumentiere die Abweichung.“

Übergaben smart gestalten

Beispiele: Übergaben halbieren – so geht’s konkret

• Freigaben bündeln: Erstprüfung im Tandem, finale Freigabe nur einmal – nicht drei Runden.

• Vorlagen entkoppeln: Eine Master-Vorlage mit Verantwortlichen & Changelog; alles andere verweist per Link.

• Serien-Tasks takten: Z. B. Rechnungen täglich 15:00–15:30 statt „irgendwann“. Rhythmus schlägt Dauerstress.

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Häufige Einwände – und kurze Antworten

• „Wir brauchen die zweite Prüfung.“ → DoD schärfen -> Wann definieren wir als fertig?, Risiko senken, nicht Prüfungen verdoppeln.

• „Alle warten auf die Cheffreigabe.“ → Vertretungsregel + Schwellenwert (nur > X € oder externe Publikationen).

• „Zu viele Tools.“ → Tool-Pflicht definieren: Wofür Chat, wofür Task-Board, wo die Quelle liegt.

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Dein 7-Tage-Mini-Plan

• Tag 1: Engpass benennen, Durchlaufzeit schätzen.

• Tag 2: DoD schreiben (5 Zeilen).

• Tag 3: Fluss-Board aufsetzen, WIP-Limit einführen.

• Tag 4: Vorlagen zentralisieren, Links tauschen.

• Tag 5: Handover-3 verpflichtend testen.

• Tag 6: Übergaben um 50 % reduzieren.

• Tag 7: Retrospektive: Was hat die Durchlaufzeit spürbar verkürzt?

Fazit: Prozess-Theater endet, wenn Arbeit sichtbar fließt: weniger gleichzeitig, klarere Übergaben, echte Definition von „fertig“. Mit meinen 5 Säulen aus der Tandemexzellenz© wird daraus Alltag – nicht Ausnahme.

Du willst Unterstützung bei der Umsetzung? Lass uns kennenlernen!

Herzlich - Deine Natascha